3.5 DISEÑO DE CANALES DE INFORMACIÓN

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN:

Diseño del sistema El diseño de un sistema de información produce los elementos que establecen cómo el sistema cumplirá los requerimientos identificados durante el análisis del sistema. A esta etapa se le conoce también con el nombre de Diseño Lógico. El primer paso en el diseño de sistemas es identificar los informes y las salidas que el sistema producirá; a continuación los datos específicos de cada uno de éstos se señalan, incluyendo su localización exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue o cualquier otro medio. El diseño también describe los datos calculados o almacenados que se introducirán. Los datos y los procedimientos de cálculo se describen con detalle. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento, como son discos o cintas magnéticas o papel. Los procedimientos deben de mostrar cómo se van a procesar los datos y cuales van a ser la salidas. Los documentos que contiene las especificaciones del diseño se pueden representar por medio de los diagramas, tablas y símbolos especiales. El último paso del diseño detallado es pasar la información al grupo de programación que se inicie el desarrollo del software. El diseño de sistemas es un proceso altamente creativo que en gran medida puede ser facilitado por lo siguiente: 1. Definición sólida del problema. 2. Descripción del sistema existente. 3. Conjunto de requerimientos del nuevo sistema. Por definición, diseño significa hacer un mapa, planear o arreglar las partes en untodo que satisfaga los objetivos involucrados. El diseño de sistemas requiere principalmente la coordinación de actividades, los procedimientos de trabajo y la utilización de equipo para alcanzar los objetivos organizacionales.

El patrón de diseño de sistemas sigue una técnica iterativa. El diseño de sistemas es un proceso creativo en el que el analista repite a través de varias actividades o procedimientos de trabajo, uno a la vez, investigando mentalmente a través del proceso completo. el analista debe tener en cuenta dos puntos importantes: 1. Resuelva un problema a la vez. No se confunda al querer resolver muchos problemas a la vez. 2. Su nuevo sistema debe concordar con los objetivos y metas generales del área bajo estudio y la empresa en sí. En resumen, entonces, los puntos a seguir cuando se diseña un nuevo sistema son: 1. Examine todos los datos posibles. 2. Concéntrese y piense en forma creativa. 3. Proporcione diferentes entradas, salidas, operaciones, controles y técnicas de procedimiento. 4. Primero evalúe los procedimientos más importantes. 5. Examine las diversas alternativas. Otra consideración en la fase de diseño es el control que se debe ejercer desde el sistema. Algunos controles se determinarán por medio de diferentes parámetros de sistemas tales como las aplicaciones y las entradas. Probablemente se necesite diseñar ciertos controles de calidad. Por ejemplo, todas las entradas deben preparase en forma consistente para mantener la confianza del sistema y evitar posibles errores en los procedimientos.

3.4 COMPORTAMIENTO DEL PROVEEDOR

COMPORTAMIENTO DEL PROVEEDOR

Tanto el proceso de decisión como el centro de compra pueden estar influenciados por factores organizacionales, factores interpersonales y factores individuales.

Además toda la organización y el centro de compra pueden verse influenciado por factores externos como los esfuerzos de marketing de distintos proveedores y los factores del entorno externo.

Las situaciones de compra.

El comportamiento de compra viene determinado por el tipo de compra que se realice. Para nosotros existen tres: la recompra directa, larecompra modificada y la compra nueva.

La recompra directa.

Esta es una compra rutinaria, la organización compra al mismo proveedor y bajo las mismas circunstancias de compra, por lo que la incertidumbre es mínima. La necesidad de información en estos casos es nula y la toma de decisión se realiza casi de forma automática.

La recompra modificada.

Este tipo de situaciones se produce cuando hay un cambio en las condiciones de compra con el fin de obtener más beneficios, es decir cuando hay un cambio en el precio, en la calidad o incluso cuando se produce un cambio de proveedor.

En este tipo de compra se pueden utilizar los mismos criterios de elección que en la recompra directa, pero en este caso la incertidumbre es mayor por lo que se necesitará mayor cantidad de información.

Este tipo de compra supone un peligro para los proveedores que pueden perder a sus clientes o verse obligado a aceptar condiciones de venta que no le son beneficiosas. Supone también una oportunidad para el resto de los vendedores.

La compra nueva.

Este tipo de situaciones se produce cuando la organización compra por primera vez un producto. Ahora habrá tomar decisiones sobre las especificaciones del producto, la calidad, el precio, las condiciones de pago, los proveedores...

Cuanto mayor sea el grado de importancia del producto a comprar, mayor será la necesidad de información y mayor cantidad de personas se necesitarán para tomar la decisión.

La idea de compra nueva en una organización puede venir dada por necesidades internas de la organización, o por factores externos, tales como la presión de los clientes.

El proceso de compra.

El proceso de compra requiere una serie de fases, ocho en concreto, en los casos de recompra directa o recompra modificada no suelen producirse todas las fases, pero en el caso de la compra nueva se dan las ocho fases.

1ª Fase. Reconocimiento del problema.

El proceso de compra se inicia con el reconocimiento por parte de alguno de la organización de una necesidad que puede ser satisfecha con la adquisición de un producto o un servicio.

El reconocimiento o aparición del problema puede venir dado por factores internos, como el lanzamiento de un nuevo producto que requiera la necesidad de compra de nuevas instalaciones, o por factores externos como los requerimientos de los clientes de mejorar la calidad del producto final que puede llevar a la necesidad de mejorar los componentes o las instalaciones.

2ª Fase. Determinación de las soluciones.

Una vez que ha aparecido el problema los responsables de compra han de buscar aquellos productos cuyas características se adecuen a las necesidades de la organización.

En esta fase los proveedores han de tratar de que sus clientes potenciales tengan toda la información posible acerca de sus productos.

3ª Fase. Especificación del producto.

Una vez que se conocen las características de los productos que necesitamos, hemos de realizar la especificación técnica de los mismos. Este proceso lo suelen realizar los técnicos a través de instrumentos como el “análisis de valor”.

Esta especificación se utilizará en todo el proceso de compra de modo que aquellos productos que no cumplan las especificaciones serán rechazados inmediatamente.

4º Fase. Búsqueda de proveedores.

Una vez definido el producto que suple nuestras necesidades, hemos de buscar al proveedor más cualificado.

La búsqueda de proveedores dependerá del tipo de compra que realicemos, cuanto mayor sea la importancia de la misma, mayor será el tiempo que dediquemos a esta fase.

Los responsables de marketing de los proveedores han de estar atentos para asegurar que están en la lista de proveedores buscados.

5ª Fase. Adquisición y análisis de propuestas.

En esta fase los compradores requieren a los proveedores más cualificado que presentes sus propuestas para ser analizadas.

En el caso de recompra directa o recompra modificada, esta fase suele estar unida a la fase 4ª, pero en la compra nueva, por ser más compleja, ambas están claramente separadas y además se suele utilizar bastante tiempo.

Los proveedores han de orientar sus esfuerzos a presentar propuestas atractivas, que pongan de manifiesto sus capacidades y recursos.

6ª Fase. Evaluación de propuestas y selección de proveedores.

Una vez recibida las propuestas de los proveedores se procede a una evaluación de las mismas, casi al mismo tiempo se produce una selección de proveedores en base a las siguientes criterios:

• Criterios de rendimiento: ¿Qué rendimiento tendrá el producto del proveedor?. Este tipo de pregunta suele darse en situaciones de compra compleja y en productos no estandarizados.
• Criterios económicos: ¿Cuánto va a costarme el producto? Esta pregunta suele darse en compras rutinarias y con productos estandarizados.
• Criterios integrativos: ¿ Está el proveedor orientado a la cooperación con el cliente?
• Criterios adaptativos: que ponen de manifiesto si el proveedor es capaz de adaptarse a los cambios de necesidad de sus clientes.
• Criterios legales: se refiere a las restricciones legales que tienen la compra del producto.

7ª Fase. Procedimiento de pedido.

En esta fase el comprador realiza un pedido a los proveedores elegidos. Esta fase está completa cuando el pedido está en manos del comprador y este puede usarlo.

8ª Fase. Evaluación del rendimiento.

Esta fase es realizada por aquellos que van a utilizar el producto. En el caso de que la evaluación sea positiva se mantiene la relación con el proveedor, sin embargo, en caso negativo puede plantearse la necesidad de sustituirlo.

EL CENTRO DE COMPRAS

El proceso de decisión de compra es algo bastante complejo y está influenciado por numerosos factores tanto internos como externos. En este sentido, existe en la organización un grupo de personas perteneciente a distintos departamentos, con motivaciones y objetivos diferentes y que forman parten del centro de compra, y son los que toman las decisiones acerca del proceso de compra.

Por lo tanto, el centro de compra puede ser definido como unidad informal e interdepartamental, cuyo objetivo básico consiste en la adquisición, aplicación y procesamiento de la información relativa a la toma de decisión de compra en la organización.

Debido a que el centro de compra está formada por diferentes personas de la organización, cada una ejercerá un papel o un rol distinto, los diferentes roles que pueden darse son:

• El iniciador: aquel que se percata del problema o de la necesidad y plantea la posibilidad de adquirir productos o servicios para satisfacer dicha necesidad.
• El influenciador: aquel que de forma directa o indirecta ejerce alguna influencia sobre el proceso de compra.
• El consumidor: aquel que va a consumir el producto, normalmente suele ser el iniciador.
• El decisor: aquel que toma la decisión de elegir al proveedor y el producto que se va a comprar.
• El comprador: es quien realiza el acto de compra y se pone en relación con los consumidores
• El cancerbero: es quien controla los flujos de información durante todo el proceso.

Pero también hay que determinar qué tipo de influencia ejerce cada uno de los departamentos en el proceso de decisión de compra.

La dirección general sólo participa cuando la compra es relevante para la organización.

El marketing sólo participa en aquellos casos en los que la compra suponga una transformación del producto, tales como el envase, la calidad, la forma.

El área de producción sólo participa a la hora del lanzamiento de un nuevo producto, comprobará que el producto sea factible, los componentes que se necesitan, las materias primas, etc.

El área de Investigación y Desarrollo está implicada en las primeras fases del desarrollo de un nuevo producto.

El área de compra no tiene un papel central en el proceso de decisión. Su influencia se manifiesta en las fases cuatro, cinco y seis del proceso de decisión.

3. FACTORES QUE INFLUENCIAN AL COMPRADOR ORGANIZACIONAL.

Factores ambientales.

Existen numerosos factores que escapan al control de la organización y que afectan al proceso de compra, tales como los factores económicos, los político, los tecnológicos, las restricciones legales, etc.

En este caso hay que prestar una especial atención a la coyuntura económica, a los niveles de demanda, y a la escasez de materiales básico. Habitualmente una etapa de auge económico propicia la producción, y por lo tanto, las compras. La escasez de materiales básicos aumenta las compras porque las empresas desean mantener su abastecimiento.

También es importante, dentro del entorno, la influencia que ejercen las acciones de marketing de los proveedores.

Factores organizacionales.

Este es uno de los factores que diferencian a la copra organizacional de la compra de consumidores.

La organización posee una estructura, una política, unos objetivos, que sin duda afectan a la toma de decisión de compra.

Los objetivos de la alta dirección afectan a toda la organización, por ejemplo un objetivo de alta calidad, implica que el centro de compra no adquiera ningún producto que no supere dicha calidad.

La estructura de la organización también limita la estructura del centro de compras.

Hay que estudiar también la evolución que ha seguido el centro de compra dentro de la organización:

• Mayor importancia del centro de compra: la acción combinada de inflación y escasez de materiales básicos, ha propiciado el auge del centro de compra en la organización.
• Las compras se centralizan para conseguir ahorros para la organización.
• Realización de contratos a largo plazo. Los compradores organizacionales están interesados en conseguir contratos a largo plazo con sus proveedores.
• Evaluación del rendimiento de compra. Conscientes de la repercusión que las compras tienen en los costes de la organización, la alta dirección de lagunas empresas está implantando sistemas de incentivos para recompensar a los responsables de compra por un rendimiento excepcional.

Factores interpersonales.

El centro de compra está formado por personas de distintos departamentos la interacción entre dichos miembros puede originar conflictos.

Factores individuales.

Cada persona que se integra en el centro de compra posee una personalidad distinta, una formación, características, motivaciones distintas, por lo que su comportamiento condiciona al centro de compras.

4. LAS SITUACIONES DE COMPRA, EL PROCESO DE COMPRA Y LAS IMPLICACIONES DE MARKETING.

Una vez que se conoce y comprende el comportamiento del comprador organizacional, es posible platear el diseño de las estrategias de marketing más adecuadas para cada situación.

Fase 1: Reconocimiento del problema.

En el caso de una compra nueva la oportunidad de marketing depende de la anticipación en el reconocimiento del problema que tiene el cliente potencial, para facilitarle la información pertinente lo más rápido posible. Pero esta tarea no es fácil, por lo que los responsables de marketing han de tratar de influenciar sobre el comprador con publicidad, para informarles de los productos que pueden satisfacer sus necesidades.

En el caso de recompra directa el proveedor habitual ha de mantener una estrecha relación con el usuarios del producto, y garantizarle un nivel adecuado de calidad, y procurar que no exista ningún factor que pueda llevar a la recompra modificada.

Los proveedores potenciales han de identificar si existe algún factor que pueda derivar en recompra modificada, el proveedor potencial ha de tratar de convencer al cliente potencial de la oportunidad de una consideración de las alternativas posibles.

Fase 2: Determinación de soluciones.

La oportunidad de marketing se centra en esta fase en facilitar información, asistencia técnica y sugerir posibles alternativas.

Fase3: Especificación del producto.

Aquí la preocupación está en la determinación de las especificaciones técnicas del producto, los responsables de marketing tienen en esta fase una gran oportunidad de influir en la determinación de las especificaciones que favorezca a los productos de sus organizaciones.

En estas tres primeras fases es muy importante que se identifique a las personas que adoptan las decisiones, para concentrara sobre ellos todos los esfuerzos de marketing.

Fase 4:Búsqueda de proveedores.

En los casos de compra nueva y recompra modificada los proveedores han de tratar de demostrar a los clientes potenciales su capacidad técnica, su rapidez de servicio...

En los casos de recompra directa, los proveedores habituales deben orientar sus esfuerzos a mantener la calidad de sus servicios.

Fase5: Adquisición y análisis de propuestas.

En los casos de compra nueva han de comprender las necesidades de los clientes y hacer los propuestas a tiempo, cosa que también ha de hacerse en el caso de recompra modificada.

En el caso de recompra directa han de hacer propuestas oportunas que respondan a las exigencias de sus clientes, evitando que se derive a una situación de recompra modificada.

3.3 MÉTODOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

MÉTODOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

http://webquery.ujmd.edu.sv/siab/bvirtual/Fulltext/ADPS0000636/C3.pdf


http://www.youtube.com/watch?v=PWNWPr_y7mk

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Para desarrollar una buena política de compras es necesario analizar, valorar y comparar las ofertas solicitadas una vez que las hayamos recibido.

La petición de ofertas y presupuestos se puede enviar para adquirir un producto de comprar habitual o un nuevo producto.

No obstante, en ambos casos es importante evaluar factores como la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago y otros parámetros como la reputación del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposición, el servicio postventa, etc.

Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:

Preseleccionar las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminaremos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.

Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Este cuadro resumen debe reflejar información sobre aspectos principales como el precio o la calidad.

Los factores de selección

Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de servicio.

• Los factores económicos son precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.

• Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto, haciendo un estudio sobre las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc.

• Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como el plazo de entrega, el servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente, período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado, etc. Otras veces recopilando informes financieros y comerciales nos informamos mejor y evitamos una posible suspensión de pagos o una quiebra de la empresa.

Criterios de valoración

Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores (el factor económico, el factor servicio y el factor de calidad) en función de la importancia que tenga cada uno de ellos, para ello tenemos que establecer un baremo o criterio de evaluación, según el peso específico que sobre el total representa cada una de las variables consideradas.

El paso siguiente es calcular la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor o proveedores más idóneos.

 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

El análisis y valoración de ofertas indican el proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones. Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisión y solicitar el pedido.

El proceso de valoración de ofertas permite hacer una preselección entre los proveedores que transmiten a través de su oferta una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. No obstante, debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto.

Los factores del producto y el proveedor están relacionados con:

• Las características técnicas y la facilidad de uso.

• La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello.

• La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.

• La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido.

Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de comprar, el

riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de compra.

Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos enviar una carta o mensaje a cada uno de los proveedores que nos han enviado sus ofertas. A los proveedores no seleccionados pondremos la causa, y al proveedor seleccionado el porqué le hemos seleccionado.

                 Ficheros de proveedores

Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada, como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones, y también es imprescindible que el comprador tenga a su disposición toda la información posible sobre las empresas. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero:

• Que las fichas estén ordenadas, bajo un sistema de fácil localización.

• Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

• Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de un ficha de modelo estándar es el siguiente:

• Datos de identificación del proveedor: CIF, dirección completa….

• Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas….

• Condiciones comerciales: precio, descuentos,….

• Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

También hay fichas de productos, que tienen:

• Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.

• Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad.

• Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

Clasificación de las fichas

Las fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que más se utiliza son:

• El orden alfabético.

• El orden numérico o alfanumérico.

• El sistema mixto.

Negociación de las condiciones

La negociación es una práctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes mayoristas y detallistas comprar los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable.

Durante la negociación, además de ajustar los precios, también se establecen acuerdos sobre los descuentos, el plazo de entrega, las condiciones del transporte, los envases, embalajes y otros servicios.

              Los descuentos

Los descuentos forman parte de la práctica habitual del comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a través de los descuentos.

Hay varios tipos de descuentos:

• Descuentos comerciales: es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor. Generalmente, el fabricante se lo concede al mayorista que realiza las funciones de almacenaje y distribución, en estos casos se conoce como descuento funcional.

• Descuentos por pronto pago: Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un periodo determinado. El proveedor utiliza estos descuentos para estimular el pronto pago, mientras que para el comprador supone adquirir el producto a un coste más bajo.

• Descuentos por volumen o rappels: Se conceden por parte del proveedor para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor número de artículos durante un período de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos:

• Rappels acumulativo: se calcula sobre el importe total de las compras o en base al número de unidades adquiridas durante un período.

• Rappels no acumulativos: el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.

• Descuentos de temporada: Se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Las compras anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la producción. El comprador, por su parte, además de beneficiarse con los descuentos obtiene productos de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.

• Descuentos de promociones: Es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del suministrador.

               El plazo de pago

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída.

El comprador, siempre que pueda, negociará la fecha de pago o vencimiento por dos razones: para conocer el día que debe liquidar la deuda y porque los proveedores suelen ofertar descuentos por pago al contado.

Hay varios tipos de plazos de pago:

• Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura, que generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercancía.

• Pago con plazo postfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura.

• Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo de crédito.

• Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura.

• Pago con plazo a partir de RDP (recepción del producto): el plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura.

• Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase): el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercancía.

• Pago anticipado: para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.

Los gastos de transporte

los gastos de transporte se originan por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes

• Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril.

• Fletes: cuando el trayecto se hace en barco o avión.

Respecto a la entrega de la mercancía, las condiciones establecidas por el proveedor pueden ser: entrega en el punto de venta o entrega a domicilio. Las razones de esta negociación son:

• Los gastos de transporte incrementan el coste del producto.

• El coste del transporte siempre va unido al del seguro.

• El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste, aprovechando el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

3.2  EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

De los posibles proveedores es deseable realizar visitas a sus instalaciones fabriles, donde el comprador evalué sus técnicas de producción mediante observaciones guiadas por el encargado de manufacturas (o de control de almacén para intermediarios o distribuidores) , con la finalidad de conocer si pueden proporcionar un abasto ininterrumpido. Uno de los factores del proveedor a evaluar son su reputación, sus políticas de venta relación precio - calidad, la cercanía de las instalaciones del comprador, los métodos que emplea para fletes y entregas, entre otros.

Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.

 El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

1.    Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de producción.

2.    Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.

3.  Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.

4.    Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación.

5.    Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

 Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa.

Una posible ponderación sería la siguiente:

  

·      Calidad suministros	50%
·      Fiabilidad suministros	20%
·      Flexibilidad proveedor	20%
·      Flexibilidad información	5%
·      Competitividad	5%

El siguiente paso es definir el sistema de evaluación a utilizar para cada uno de los criterios: puntuación de 0 a 10; puntuación de 0 a 5; valoración A, B, C, así como los casos en que se pone una puntuación u otra.

En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuación de 0 a 5 habrá que definir en qué casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoración sería la siguiente:

 
·      Puntuación 5. Cuando no se ha detectado ningún incumplimiento de especifica­ciones en el período evaluado.

  
·      Puntuación 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.

 
·      Puntuación 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas.

 
·      Puntuación 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

 
·      Puntuación 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones están entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas.

 
·      Puntuación 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas.

 

Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluación de los proveedores: trimestral, semestral, anual, así como las acciones a tomar en función del resultado obtenido, ya que la evaluación tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente:

  
· Proveedores con puntuación 0. Inmediatamente dejan de ser proveedores homologados y, por tanto, no podrán suministrar más productos a la empresa. Si desean volver a suministrar productos, deberán pasar de nuevo el proceso de homologación.

 
· Proveedores con puntuación 1 ó 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un mes deberá entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor no puede demostrar que está realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio, será deshomologado y no podrá suministrar más productos.

 
·   Proveedores con puntuación 3 ó 4. Se notifican al proveedor los incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos, anunciándole que en la próxima evaluación deberá mejorar sus resultados.

Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue:

 
1.    Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad.

 
2.    Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios.

 
La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluación, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente también que en esa ficha figure la evolución que ha tenido el proveedor en los últimos períodos de evaluación.

 
A continuación se recoge un ejemplo de ficha de evaluación de proveedores.